Onderwijs, het mooiste werk

Werken in het onderwijs is een van de mooiste beroepen die je kunt hebben. Door kinderen te inspireren en helpen zich te verwonderen, werkt een docent elke dag aan de bouwsteentjes van de toekomstige samenleving. Het hele onderwijs is als het ware de kraamkamer van de nieuwe tijd. En wij mogen daarin werken. Geweldig toch? Ik ben weliswaar geen docent maar toch mag ik vanaf de zijlijn zo nu en dan een steen in het water van het onderwijs gooien. Ook vanuit mijn werk heb ik veel waardering voor het werk van een docent. Werk om trots op te zijn.

Wie herinnert zich niet een docent die door zijn/haar inspiratie mede heeft bepaald tot wat je nu bent. Een waardevol lid van onze samenleving. Dit is wat docenten doen. Prachtig. En dat is ook de ‘bedoeling’ van het onderwijs, kinderen begeleiden op hun weg naar een waardig lid van onze samenleving.

De ‘bedoeling’ van ons onderwijs mag niet gedomineerd worden door het ‘systeem’ maar andersom. Het ‘systeem’ hoort dienstbaar te zijn aan de ‘bedoeling’. Docenten en ook de schoolleiders hebben hierin een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Zorgen dat we de ‘bedoeling’ van ons onderwijs helder blijven zien en ons niet te veel laten leiden door obstakels in de systeem-wereld. Een wijs man zei ooit: focus op de bedoeling en de obstakels vallen, focus op de obstakels en de bedoeling valt.

Het onderwijs is een dynamische omgeving. Er zijn vele ontwikkelingen gaande die een transformatie teweeg brengen. Deze dynamiek schuurt ook hier en daar met de heersende opvattingen. Maar daar waar de dialoog wordt gevoerd met de ‘bedoeling’ goed in het vizier, zullen docenten en schoolleiders de mooiste nieuwe vergezichten vinden. Ik ben blij dat ik binnen deze dynamische omgeving mag werken. Samen met onderwijsmensen werken aan de modernisering van de kraamkamer van de toekomst.

DaCapo College, van buiten en van binnen nieuw.

Introductie Dashboard 3.0 bij vernieuwd DaCapo College

Een samenvoeging van vier VMBO scholen, de verhuizing van ruim 1150 leerlingen naar een gloednieuw pand, en daaruit voortvloeiend ook een nieuw managementteam; bij het DaCapo college in Sittard-Geleen is er vanaf augustus veel veranderd. Om voor nu en de toekomst sturing te geven aan alle schoolprocessen wordt ook Dashboard 3.0 geïntroduceerd. Daarmee verankert en monitort het management hun gezamenlijke strategie. 

Van versnippering naar 1 standaard

‘We hadden eerst twee reguliere VMBO-gt’s, een zorglocatie en een beroepsbovenbouw technieklocatie. Die voegen we nu samen. Ze hadden voorheen elk hun eigen systemen om de school te runnen en ook aparte kwaliteitssystemen. Dat moet nu een geheel worden zodat we samen op dezelfde manier de prestaties gaan meten’, aldus Maurice Groten, Voorzitter College van Bestuur.

Inzoomen

Die centrale metingen moeten in ieder geval de belangrijkste KPI’s betreffen. Wat Maurice verder belangrijk vindt, is dat het bestuur met Dashboard 3.0 niet alleen algemeen inzicht heeft, maar ook kan inzoomen op de prestaties van alle afdelingen. Want wat daar gebeurt is bepalend voor de prestaties van de hele school.

Maurice: ‘Docenten draaien hun lesprogramma met de klas. Maar wat ze doen is ook van invloed op een heel leerjaar en dat vormt weer onderdeel van de boven- en/of onderbouw. Dat vormt allemaal samen weer een leerweg. Het is daarom mooi dat je met Dashboard 3.0 op alle verschillende niveaus en lagen kunt inzoomen; hoe staat het ervoor en waar zitten de afwijkingen van de gewenste resultaten.’

Kennisdragers

Als deze prestaties voor iedereen inzichtelijk zijn, zullen ook verbetertrajecten sneller en succesvoller kunnen worden ingezet, meent Maurice.

‘Docenten krijgen met de tool namelijk ook zelf terugkoppeling over hoe ze presteren. Heb je dat in een vroeg stadium inzichtelijk, dan kom je sneller tot oplossingen. Verder leg je in Dashboard 3.0 eenvoudig vast wie er kennisdrager is, wie verantwoordelijk en welke termijn er aan verbetertrajecten wordt verbonden. Dat is dan voor iedereen duidelijk.’

Inzoomen op financieel beheer

Niet alleen prestaties, ook de budgetten zullen in Dashboard 3.0 worden beheerd. ‘Je stelt per afdeling een begroting vast en middels het systeem hou je bij hoe de uitgaven zich verhouden tot de afgegeven budgetten. We kunnen straks daarop inzoomen per afdeling, ook weer per school en vervolgens hebben we als bestuur de financiële stand van zaken helder op een rij’, licht Maurice toe.

Afwijkingen achterhalen

In de oude situatie waren voor het bestuur degrote kengetallen altijd wel bekend, maar bij financiële afwijkingen was de precieze oorzaak veelal lastig te achterhalen. Maurice: ‘Dashboard 3.0 helpt ons om dat transparanter te maken. En dat geldt ook voor andere cijfers, zoals de eindexamenresultaten. Niet alleen de scoreverschillen tussen afdelingen, secties en scholen krijg je dan inzichtelijk, maar ook het verhaal van het waarom.’

Doorsnedes

Verder is Maurice erg content dat er allerlei doorsneden van scores en cijfers zijn te maken. ‘Vullen we de basis goed in, dan kunnen ook verschillende KPI’s tegen elkaar houden die voor een doelgroep of project relevant zijn. Wil de ouderraad bijvoorbeeld weten hoe de vrijwillige ouderbijdrage zich verhoudt tot de voortgang van de leeroutput, dan kunnen we dat straks zo uitdraaien.’

Peilstok

Maurice beaamt dat meer transparantie ook op wat weerstand kan stuiten. ‘Dat allerlei cijfers en scores op tafel komen te liggen wordt voor veel medewerkers wel even wennen. Maar aan de andere kant wil je ook vooruit met je school. Om daarin te slagen moet je wel goede sturingtools in handen hebben die feiten en meningen uit elkaar houden. Dashboard 3.0 is onze peilstok en maakt in ieder geval objectief duidelijk waar we op dat moment staan.’

Nieuwe managen

De introductie van het platform loopt parallel aan de nieuwe managementstijl die het DaCapo college wil introduceren. Bij dit ‘nieuwe managen’ worden er ook lager in de organisatie managementtaken gelegd. ‘En dat is nieuw in het onderwijs,’ aldus Maurice. ‘De docenten gaan niet alleen puur les geven, maar krijgen ook meer organisatorische verantwoordelijkheden. Omdat we door de inspectie hierop worden getoetst, zullen we dat op een of andere manier moeten borgen en laten zien. Met Dashboard 3.0 kan dat.’

Puzzelen

Maurice kijkt dus uit naar de vele mogelijkheden, maar allereerst moeten alle stukjes van de puzzel goed worden gelegd. Alle vier de scholen hebben aparte rapportages die momenteel worden samengevoegd in Dashboard 3.0. Maurice: ‘Die genereert er integrale overzichten van en archiveert alles.’

Rustige adoptie

Verder wil Maurice de uitrol kalm aanpakken: ‘Er zijn in feite wel 1000 dingen die je met dit systeem kunt monitoren, maar we beginnen klein om het organisatie breed gedragen te krijgen. Zodra de basisindicatoren zijn ingevoerd, is het onze missie alle afdelingen en secties te laten zien dat het niet zomaar een hip speeltje is, maar dat het daadwerkelijk helpt in hun dagelijks werk. Daarna bouwen we het verder uit.’ 

Wil je weten wat BeterScoren voor jouw school kan betekenen? Neem dan contact op met ons via support@beterscoren.nl

Implementatie Dashboard 3.0 in volle gang bij Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs Alblasserwaard-Vijfheerenlanden

De digitale monitor Dashboard 3.0 van BeterScoren helpt scholen beter inzicht te krijgen in hun prestaties en biedt alle tools om daar effectief op te sturen. De Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs voor de regio Alblasserwaard-Vijfheerenlanden (CVO-AV) loopt hierin voorop en vertelt hoe het hun de nodige handvatten biedt om resultaatgerichter beleid te vormen.

Doelstellingen concreet maken

De stichting CVO-AV heeft binnen Gorinchem en omstreken negen voortgezet onderwijs scholen onder haar hoede. Een aantal jaar geleden zocht het bestuur een goed instrument om hun doelstellingen voor komende jaren vast te leggen en te borgen. Wybo de Boer, senior teamleider en projectleider onderwijsdashboard: ‘Niet alleen voor op papier, maar we wilden ook een instrument waarmee we onze doelen konden concretiseren via beleid. BeterScoren liet ons zien wat Dashboard 3.0 daarin kon betekenen en we raakten enthousiast. Inmiddels zijn we druk bezig om het bij onze scholen uit te rollen en zijn er erg tevreden over.’

Snel volledig inzicht

Binnen het systeem draait het om de KPI’s, de key performance indicators. De school stelt die zelf op en bepaalt zo welke prestaties worden gemonitord. Wybo: ‘Iedere school bij ons heeft eigen KPI’s, maar er zijn ook gedeelde indicatoren waarop we als stichting in zijn geheel willen sturen. Deze komen als geaggregeerde gegevens op bestuurlijk niveau samen in een totaalresultaat dat we op ieder moment in kunnen zien. Voorheen werkten we met losse balanced scorecards in Word en Excel. Per locatie moesten we in al die documenten de nodige data bij elkaar zoeken en verwerken in een totaalrapportage. Met Dashboard 3.0 verschijnt dat allemaal vanzelf in één gebundeld overzicht. Dat scheelt ons enorm qua tijd.’

Actuele prestaties in kleur

Een ander voordeel vindt Wybo de visuele presentatie van gegevens. ‘In rood, geel, groen en blauw wordt per KPI aangegeven hoe de zaken ervoor staan. Dat werkt veel handiger dan losse data waarbij je zelf nog moet interpreteren of iets een positieve of negatieve betekenis heeft. Staat een meter nu in het rood, dan weet je direct dat dat aandacht behoeft. Op die manier heb je veel meer grip op de voortgang en het maakt vergaderen een stuk effectiever omdat je snel kunt focussen op waar de problemen liggen. Met dit dashboard beschikken we niet alleen over data, maar ook over inhoudelijke informatie. Daarin hebben we nu een flinke slag in gemaakt.’

De school bepaalt

De normen die bepalen of een indicator zich op een kritisch punt bevindt of niet, dus rood of groen uitslaat, stelt de school zelf in. Wybo: ‘Je begint met Dashboard 3.0 in feite met een lege box die je invult met alle aspecten die je wilt meten. Vervolgens bepaal je de marges waarbinnen een KPI mag vallen voor groen of rood. Stel de normwaarde is 7, dan kun je instellen dat je bij 5 actie moet gaan ondernemen. Maar dat kan ook al bij 6 zijn. Bij het ene onderdeel is een ruimere marge acceptabel, bij het andere een mindere.’

Echte stuurinformatie

Hoe hoger de waarde betekent verder niet altijd hoe beter. ‘Ook de richting verschilt’, legt Wybo uit. ‘Bij klachten of ziekteverzuim wil je die waarde vanzelfsprekend zo laag mogelijk hebben. En je hebt ook te maken met bi-directionele waardes die weer het verschil laten zien ten opzichte van bijvoorbeeld een landelijke norm. Zoals de cijfers van onze schoolexamens versus de landelijke gemiddelden van het centrale examen. Verder vind ik een groot pluspunt dat je niet meer achteraf hoeft te kijken hoe je hebt gescoord, maar ook procesmetingen kunt doen. Je peilt daarmee tussentijds hoe je staat en kunt onderweg al bijsturen.’

Verbeteracties meetbaar maken

Slaan de meters rood uit, dan biedt Dashboard 3.0 handige tools om daar meteen actie op uit te voeren op basis van de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check en (Re-) Act). De eigenaar van de KPI wordt dan uitgenodigd om een verbeteractie op te stellen waarin hij aangeeft wat het heeft veroorzaakt, hoe en wanneer dat wordt aangepakt en er wordt een einddatum aan gekoppeld, zodat het SMART en dus meetbaar is. Wybo: ‘Wij werkten al volgens het PDCA-principe, maar dat was vooral via to do-lijstjes. Dashboard 3.0 helpt ons gericht om in korte basale stappen veranderingen concreet te maken. Je boekt op die manier veel meer voortgang.’

Inzicht voor stakeholders

Stichting CVO-AV implementeert het dashboard op verschillende niveaus. ‘We werken toe naar een structuur waarbinnen operationeel iedere school een eigen dashboard beheert en het dagelijks bestuur de gemiddelden van de acht locaties, die er nu mee werken, monitort. Omdat dat allemaal met elkaar is verbonden, stelt dat ons bovendien in staat om onze kwaliteit ook naar onze stakeholders te borgen, zoals de Onderwijsinspectie. Met één druk op de knop kunnen we alle rapportages leveren die ze nodig hebben.

Draagvlak factor voor succes

Wybo benadrukt dat het succes van de toepassing van een prestatiemonitor zoals Dashboard 3.0 vooral afhangt van het draagvlak en enthousiasme binnen de organisatie: ‘Je moet er met zijn allen voor willen gaan en er samen tijd en energie insteken om het goed op te tuigen. Wij doen dat per locatie stap voor stap. Ik coördineer dat als interne implementatie partner en ben ook het aanspreekpunt, doorgeefluik en contact richting de ontwikkelaar BeterScoren. Daarin word ik door hen uitstekend begeleid en ontvang ook alle knowhow en hulp om ervoor te zorgen dat het dashboard straks op alle locaties naar tevredenheid wordt ingezet. Over de samenwerking ben ik dan ook erg te spreken.’ 

Heeft bovenstaande je interesse gewekt? Neem dan contact met mij op via support@beterscoren.nl of 088 7878821.

Zo houd je als school zicht op je resultaten en koers

Interview met Huib van Leeuwen, schoolleider voor de GSR-academie in Rotterdam

Steeds meer scholen hebben behoefte aan duidelijk inzicht in wat er in hun school gebeurt. Dat kan op het gebied van strategie en doelstellingen zijn, maar ook op het gebied van ziekteverzuim en slagingspercentages. Vaak zijn deze gegevens wel in afzonderlijke systemen te raadplegen, maar is er geen plaats waar alles samen komt. Huib van Leeuwen, schoolleider op de GSR in Rotterdam, vertelt welk meetinstrument zij sinds een paar jaar gebruiken en wat dat heeft opgeleverd.

Huib: “Een paar jaar geleden besloten wij, als schoolleiding van de GSR, dat we een management-meetinstrument wilden gaan gebruiken. We merkten namelijk dat je, wanneer je pas in de herfst de resultaten van het schooljaar daarvoor bekijkt en bespreekt, heel moeilijk bij kunt sturen op wat er gebeurt. We kwamen uit bij Dashboard 3.0, het meetinstrument van BeterScoren.”

“Het dashboard hebben we samen met de mensen van BeterScoren ingericht. Zij dachten met ons na over wat we wilden meten en hóé we dat dan konden meten. Je stelt als school je eigen indicatoren samen: wat wil je volgen, waar haal je die informatie vandaan, en wat wil je er vervolgens mee doen? En: hoe vaak wil je die informatie ophalen? Maandelijks, eens per kwartaal of eens per jaar? Daarnaast hielpen zij ook met het instellen van de norm (wat zou het moeten zijn?) en de toegestane afwijking daarop (wanneer zijn resultaten nog acceptabel?).”

Indicatoren

Huib vertelt over de indicatoren die zij hebben ingesteld. “We monitoren bijvoorbeeld de lesuitval: hoeveel lessen worden er ingepland en hoeveel vallen er uit? Als er veel lessen uitvallen: hoe komt dat dan?” Ook het ziekteverzuim wordt gemeten, evenals het percentage geslaagden. “We meten gedurende het hele jaar wat de prognose van het aantal geslaagden is. Als dat beneden verwachting is, kunnen we daar tijdens het jaar op sturen.”

Daarnaast gebruikt de GSR het dashboard ook om de tevredenheid van de leerlingen te volgen. Huib: “We doen dit door resultaten uit enquêtes in het dashboard te laden. Je hebt dan heel duidelijk zicht op de tevredenheid en kunt daar direct acties aan koppelen. Ook de aantallen onderwijsgesprekken die de conrectoren voeren worden in het dashboard bijgehouden.”

Eigenaarschap en verantwoordelijkheid

Volgens Huib werkt het systeem twee kanten op. “Enerzijds hebben de schoolleiders heel duidelijk en direct zicht op alle indicatoren die zijn ingesteld, dus op alle informatie die gemeten wordt. Dat zorgt ervoor dat het heel duidelijk is hoe de school ervoor staat. Anderzijds zijn de mensen die met het dashboard werken, de verschillende schoolleiders, eigenaar van hun eigen indicatoren. Zij zijn er zelf verantwoordelijk voor dat de juiste informatie wordt ingevoerd. Als zij zien dat bepaalde scores niet op orde zijn, dan moeten ze zelf gaan graven en notities maken in het systeem: wat heb je gezien en wat ga je doen? Je ziet dus ook heel duidelijk wat er is gebeurd, wat er is gedaan en wat dat heeft opgeleverd. Het vergroot het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid van de verschillende schoolleiders.”

Maar wat heeft het werken met het Dashboard 3.0 van BeterScoren nu direct opgeleverd? Huib: “Het helpt de mensen die daarvoor verantwoordelijk zijn om in te zien hoe het in de klassen gaat, waardoor mentoren en coördinatoren eerder tot actie kunnen overgaan. We hebben bijvoorbeeld minder leerlingen die uit de les gestuurd worden. We kunnen gewoon veel sneller en meer gericht ingrijpen als iets niet gaat zoals het zou moeten gaan. Daarnaast gaan we ook bewuster om met een aantal basisvoorwaarden om het proces in de school beter te laten verlopen. Het Dashboard 3.0 is een heel goed middel om de doelen, die je je als school stelt, te bereiken.”

Marant & BeterScoren

Marant werkt samen met de strategie- en organisatiedeskundigen van BeterScoren. Met onze gezamenlijke kennis en ervaring kunnen wij scholen helpen bij hun organisatieontwikkeling en de implementatie daarvan. De onderwijsadviseurs en trainers van Marant weten veel van het (primaire)onderwijsproces en BeterScoren heeft veel kennis op het gebied van organisatiekunde en strategie. Samen kunnen we scholen en onderwijsprofessionals nóg beter van dienst zijn!

Meer informatie

Wil je weten wat BeterScoren voor jouw school kan betekenen? Neem dan contact op met ons via support@beterscoren.nl

Visie meten met een digitaal dashboard

Interview met Jeroen Spek, directeur van Calvijn in Hardinxveld-Giessendam

Steeds meer scholen hebben behoefte aan duidelijk inzicht in wat er in hun school gebeurt. Dat kan op het gebied van strategie en doelstellingen zijn, maar ook op het gebied van ziekteverzuim en slagingspercentages. Jeroen Spek, directeur van Calvijn in Hardinxveld-Giessendam, vertelt welk meetinstrument zij sinds dit jaar gebruiken en wat dat heeft opgeleverd.

Jeroen: “In 2015 zijn wij op stichtingsniveau (CVO-AV) gestart met een identiteitstraject. Daarbij hebben we zowel voor de stichting als per school bepaald wat de visie is en wat de omgeving zou missen als de school niet meer zou bestaan. Daar is per school een identiteitsbewijs uitgerold. Daarna stonden we echter voor een volgende vraag: hoe monitoren we de visie en zorgen we ervoor dat het identiteitsbewijs gewaarborgd wordt?”

Van papier naar digitaal

Voorheen werkte de stichting waar Calvijn deel van uitmaakt met Balanced scorecards, maar in 2017 kozen ze ervoor om stichtingsbreed met een digitaal meetinstrument te gaan werken. Jeroen: “We kwamen in contact met Wim ten Broeke van BeterScoren. Hij liet ons zien hoe je kwaliteitszorg kunt monitoren en waarborgen met het Dashboard 3.0, het meetinstrument dat BeterScoren ontwikkeld heeft. Als je dat dashboard goed implementeert en vult, dan zie je in één oogopslag hoe het ervoor staat met een bepaald thema. Dat was veel overzichtelijker dan het werken met die scorekaarten.”

“Wim overtuigde ons van de kracht van zo’n instrument. Het gaat niet om het instrument zelf, maar de gedachte die erachter zit. Je meet niet om te meten, maar om tevreden leerlingen en docenten te hebben en houden. Het dashboard is een middel om dat te kunnen bereiken.”

Visionaire en hygiënische KPI’s

Op de vraag wat de scholen dan willen meten met het Dashboard 3.0, antwoordt Jeroen: “We meten zowel visionaire als hygiënische KPI’s. We willen bijvoorbeeld van onze leerlingen weten of ze tijdens hun periode dat ze op het Calvijn rondlopen ontdekken wat hun talenten zijn, of wat ze ervan merken dat ze op een christelijke school zitten. Je kunt het dashboard inzetten om je visie te testen. Anderzijds kun je het dashboard ook gebruiken om ‘harde criteria’ te meten: examenresultaten, verzuimcijfers, aantal onvoldoendes of leerlingen die eruit gestuurd worden.”

Metertjes bouwen

Om het dashboard te kunnen implementeren, moet je als school heel goed nadenken over wat je precies wilt meten en met welk doel. Wat wordt de focus? Hoe vaak wil je dat meten? En wat ga je met de uitkomsten doen? De mensen van BeterScoren spelen in dit proces ook een belangrijke rol. Ze helpen bij het formuleren van de indicatoren. Wat wil je gaan meten, hoe noem je dat, wat wordt de norm, de afwijking, wie is eigenaar van de indicator? Daarnaast bouwen ze ook letterlijk de metertjes in het dashboard. Iedere school heeft dus een uniek dashboard.

Jeroen: “Alleen al het nadenken over de doelen en de focus was voor ons heel waardevol. Het stelt je weer even op scherp. We zijn erin geslaagd om het identiteitsbewijs van de school in het instrument op te nemen. Het dashboard is dus een middel om de lange termijnvisie te borgen.”

Altijd overzicht

Een ander pluspunt volgens Jeroen is dat de indicatoren in het dashboard, dus dat wat je meet, hun eigen ‘verantwoordelijke’ hebben. “Dit zijn de teamleiders, domeinleiders, docenten die met onderwijskundige doelen bezig zijn en decanen. Zij verzamelen de data en zijn verantwoordelijk voor het invullen van de resultaten. Ik organiseer vervolgens momenten waarop we de resultaten gezamenlijk bespreken. Het helpt ons om in één oogopslag te zien hoe we ervoor staan. We weten dus altijd of we onderwijsvernieuwing goed doorvoeren of niet.”

Jeroen is enthousiast over het Dashboard 3.0. “Ik zie heel veel kansen met dit dashboard. In een onderwijswereld waar kwaliteitszorg steeds belangrijker wordt, is het voor scholen cruciaal om dat goed op orde te hebben. Dankzij het monitoren via het dashboard weten we altijd hoe we ervoor staan en komen we niet voor verrassingen te staan.”

Marant & BeterScoren

Marant werkt samen met de strategie- en organisatiedeskundigen van BeterScoren. Met onze gezamenlijke kennis en ervaring kunnen wij scholen helpen bij hun organisatieontwikkeling en de implementatie daarvan. De onderwijsadviseurs en trainers van Marant weten veel van het (primaire)onderwijsproces en BeterScoren heeft veel kennis op het gebied van organisatiekunde en strategie. Samen kunnen we scholen en onderwijsprofessionals nóg beter van dienst zijn!

Meer informatie

Wil je weten wat BeterScoren voor jouw school kan betekenen? Neem dan contact op via support@beterscoren.nl