De digitale monitor Dashboard 3.0 van BeterScoren helpt scholen beter inzicht te krijgen in hun prestaties en biedt alle tools om daar effectief op te sturen. De Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs voor de regio Alblasserwaard-Vijfheerenlanden (CVO-AV) loopt hierin voorop en vertelt hoe het hun de nodige handvatten biedt om resultaatgerichter beleid te vormen.
Doelstellingen concreet maken
De stichting CVO-AV heeft binnen Gorinchem en omstreken negen voortgezet onderwijs scholen onder haar hoede. Een aantal jaar geleden zocht het bestuur een goed instrument om hun doelstellingen voor komende jaren vast te leggen en te borgen. Wybo de Boer, senior teamleider en projectleider onderwijsdashboard: ‘Niet alleen voor op papier, maar we wilden ook een instrument waarmee we onze doelen konden concretiseren via beleid. BeterScoren liet ons zien wat Dashboard 3.0 daarin kon betekenen en we raakten enthousiast. Inmiddels zijn we druk bezig om het bij onze scholen uit te rollen en zijn er erg tevreden over.’
Snel volledig inzicht
Binnen het systeem draait het om de KPI’s, de key performance indicators. De school stelt die zelf op en bepaalt zo welke prestaties worden gemonitord. Wybo: ‘Iedere school bij ons heeft eigen KPI’s, maar er zijn ook gedeelde indicatoren waarop we als stichting in zijn geheel willen sturen. Deze komen als geaggregeerde gegevens op bestuurlijk niveau samen in een totaalresultaat dat we op ieder moment in kunnen zien. Voorheen werkten we met losse balanced scorecards in Word en Excel. Per locatie moesten we in al die documenten de nodige data bij elkaar zoeken en verwerken in een totaalrapportage. Met Dashboard 3.0 verschijnt dat allemaal vanzelf in één gebundeld overzicht. Dat scheelt ons enorm qua tijd.’
Actuele prestaties in kleur
Een ander voordeel vindt Wybo de visuele presentatie van gegevens. ‘In rood, geel, groen en blauw wordt per KPI aangegeven hoe de zaken ervoor staan. Dat werkt veel handiger dan losse data waarbij je zelf nog moet interpreteren of iets een positieve of negatieve betekenis heeft. Staat een meter nu in het rood, dan weet je direct dat dat aandacht behoeft. Op die manier heb je veel meer grip op de voortgang en het maakt vergaderen een stuk effectiever omdat je snel kunt focussen op waar de problemen liggen. Met dit dashboard beschikken we niet alleen over data, maar ook over inhoudelijke informatie. Daarin hebben we nu een flinke slag in gemaakt.’
De school bepaalt
De normen die bepalen of een indicator zich op een kritisch punt bevindt of niet, dus rood of groen uitslaat, stelt de school zelf in. Wybo: ‘Je begint met Dashboard 3.0 in feite met een lege box die je invult met alle aspecten die je wilt meten. Vervolgens bepaal je de marges waarbinnen een KPI mag vallen voor groen of rood. Stel de normwaarde is 7, dan kun je instellen dat je bij 5 actie moet gaan ondernemen. Maar dat kan ook al bij 6 zijn. Bij het ene onderdeel is een ruimere marge acceptabel, bij het andere een mindere.’
Echte stuurinformatie
Hoe hoger de waarde betekent verder niet altijd hoe beter. ‘Ook de richting verschilt’, legt Wybo uit. ‘Bij klachten of ziekteverzuim wil je die waarde vanzelfsprekend zo laag mogelijk hebben. En je hebt ook te maken met bi-directionele waardes die weer het verschil laten zien ten opzichte van bijvoorbeeld een landelijke norm. Zoals de cijfers van onze schoolexamens versus de landelijke gemiddelden van het centrale examen. Verder vind ik een groot pluspunt dat je niet meer achteraf hoeft te kijken hoe je hebt gescoord, maar ook procesmetingen kunt doen. Je peilt daarmee tussentijds hoe je staat en kunt onderweg al bijsturen.’
Verbeteracties meetbaar maken
Slaan de meters rood uit, dan biedt Dashboard 3.0 handige tools om daar meteen actie op uit te voeren op basis van de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check en (Re-) Act). De eigenaar van de KPI wordt dan uitgenodigd om een verbeteractie op te stellen waarin hij aangeeft wat het heeft veroorzaakt, hoe en wanneer dat wordt aangepakt en er wordt een einddatum aan gekoppeld, zodat het SMART en dus meetbaar is. Wybo: ‘Wij werkten al volgens het PDCA-principe, maar dat was vooral via to do-lijstjes. Dashboard 3.0 helpt ons gericht om in korte basale stappen veranderingen concreet te maken. Je boekt op die manier veel meer voortgang.’
Inzicht voor stakeholders
Stichting CVO-AV implementeert het dashboard op verschillende niveaus. ‘We werken toe naar een structuur waarbinnen operationeel iedere school een eigen dashboard beheert en het dagelijks bestuur de gemiddelden van de acht locaties, die er nu mee werken, monitort. Omdat dat allemaal met elkaar is verbonden, stelt dat ons bovendien in staat om onze kwaliteit ook naar onze stakeholders te borgen, zoals de Onderwijsinspectie. Met één druk op de knop kunnen we alle rapportages leveren die ze nodig hebben.
Draagvlak factor voor succes
Wybo benadrukt dat het succes van de toepassing van een prestatiemonitor zoals Dashboard 3.0 vooral afhangt van het draagvlak en enthousiasme binnen de organisatie: ‘Je moet er met zijn allen voor willen gaan en er samen tijd en energie insteken om het goed op te tuigen. Wij doen dat per locatie stap voor stap. Ik coördineer dat als interne implementatie partner en ben ook het aanspreekpunt, doorgeefluik en contact richting de ontwikkelaar BeterScoren. Daarin word ik door hen uitstekend begeleid en ontvang ook alle knowhow en hulp om ervoor te zorgen dat het dashboard straks op alle locaties naar tevredenheid wordt ingezet. Over de samenwerking ben ik dan ook erg te spreken.’
Heeft bovenstaande je interesse gewekt? Neem dan contact met mij op via support@beterscoren.nl of 088 7878821.