DaCapo College, van buiten en van binnen nieuw.

Introductie Dashboard 3.0 bij vernieuwd DaCapo College

Een samenvoeging van vier VMBO scholen, de verhuizing van ruim 1150 leerlingen naar een gloednieuw pand, en daaruit voortvloeiend ook een nieuw managementteam; bij het DaCapo college in Sittard-Geleen is er vanaf augustus veel veranderd. Om voor nu en de toekomst sturing te geven aan alle schoolprocessen wordt ook Dashboard 3.0 geïntroduceerd. Daarmee verankert en monitort het management hun gezamenlijke strategie. 

Van versnippering naar 1 standaard

‘We hadden eerst twee reguliere VMBO-gt’s, een zorglocatie en een beroepsbovenbouw technieklocatie. Die voegen we nu samen. Ze hadden voorheen elk hun eigen systemen om de school te runnen en ook aparte kwaliteitssystemen. Dat moet nu een geheel worden zodat we samen op dezelfde manier de prestaties gaan meten’, aldus Maurice Groten, Voorzitter College van Bestuur.

Inzoomen

Die centrale metingen moeten in ieder geval de belangrijkste KPI’s betreffen. Wat Maurice verder belangrijk vindt, is dat het bestuur met Dashboard 3.0 niet alleen algemeen inzicht heeft, maar ook kan inzoomen op de prestaties van alle afdelingen. Want wat daar gebeurt is bepalend voor de prestaties van de hele school.

Maurice: ‘Docenten draaien hun lesprogramma met de klas. Maar wat ze doen is ook van invloed op een heel leerjaar en dat vormt weer onderdeel van de boven- en/of onderbouw. Dat vormt allemaal samen weer een leerweg. Het is daarom mooi dat je met Dashboard 3.0 op alle verschillende niveaus en lagen kunt inzoomen; hoe staat het ervoor en waar zitten de afwijkingen van de gewenste resultaten.’

Kennisdragers

Als deze prestaties voor iedereen inzichtelijk zijn, zullen ook verbetertrajecten sneller en succesvoller kunnen worden ingezet, meent Maurice.

‘Docenten krijgen met de tool namelijk ook zelf terugkoppeling over hoe ze presteren. Heb je dat in een vroeg stadium inzichtelijk, dan kom je sneller tot oplossingen. Verder leg je in Dashboard 3.0 eenvoudig vast wie er kennisdrager is, wie verantwoordelijk en welke termijn er aan verbetertrajecten wordt verbonden. Dat is dan voor iedereen duidelijk.’

Inzoomen op financieel beheer

Niet alleen prestaties, ook de budgetten zullen in Dashboard 3.0 worden beheerd. ‘Je stelt per afdeling een begroting vast en middels het systeem hou je bij hoe de uitgaven zich verhouden tot de afgegeven budgetten. We kunnen straks daarop inzoomen per afdeling, ook weer per school en vervolgens hebben we als bestuur de financiële stand van zaken helder op een rij’, licht Maurice toe.

Afwijkingen achterhalen

In de oude situatie waren voor het bestuur degrote kengetallen altijd wel bekend, maar bij financiële afwijkingen was de precieze oorzaak veelal lastig te achterhalen. Maurice: ‘Dashboard 3.0 helpt ons om dat transparanter te maken. En dat geldt ook voor andere cijfers, zoals de eindexamenresultaten. Niet alleen de scoreverschillen tussen afdelingen, secties en scholen krijg je dan inzichtelijk, maar ook het verhaal van het waarom.’

Doorsnedes

Verder is Maurice erg content dat er allerlei doorsneden van scores en cijfers zijn te maken. ‘Vullen we de basis goed in, dan kunnen ook verschillende KPI’s tegen elkaar houden die voor een doelgroep of project relevant zijn. Wil de ouderraad bijvoorbeeld weten hoe de vrijwillige ouderbijdrage zich verhoudt tot de voortgang van de leeroutput, dan kunnen we dat straks zo uitdraaien.’

Peilstok

Maurice beaamt dat meer transparantie ook op wat weerstand kan stuiten. ‘Dat allerlei cijfers en scores op tafel komen te liggen wordt voor veel medewerkers wel even wennen. Maar aan de andere kant wil je ook vooruit met je school. Om daarin te slagen moet je wel goede sturingtools in handen hebben die feiten en meningen uit elkaar houden. Dashboard 3.0 is onze peilstok en maakt in ieder geval objectief duidelijk waar we op dat moment staan.’

Nieuwe managen

De introductie van het platform loopt parallel aan de nieuwe managementstijl die het DaCapo college wil introduceren. Bij dit ‘nieuwe managen’ worden er ook lager in de organisatie managementtaken gelegd. ‘En dat is nieuw in het onderwijs,’ aldus Maurice. ‘De docenten gaan niet alleen puur les geven, maar krijgen ook meer organisatorische verantwoordelijkheden. Omdat we door de inspectie hierop worden getoetst, zullen we dat op een of andere manier moeten borgen en laten zien. Met Dashboard 3.0 kan dat.’

Puzzelen

Maurice kijkt dus uit naar de vele mogelijkheden, maar allereerst moeten alle stukjes van de puzzel goed worden gelegd. Alle vier de scholen hebben aparte rapportages die momenteel worden samengevoegd in Dashboard 3.0. Maurice: ‘Die genereert er integrale overzichten van en archiveert alles.’

Rustige adoptie

Verder wil Maurice de uitrol kalm aanpakken: ‘Er zijn in feite wel 1000 dingen die je met dit systeem kunt monitoren, maar we beginnen klein om het organisatie breed gedragen te krijgen. Zodra de basisindicatoren zijn ingevoerd, is het onze missie alle afdelingen en secties te laten zien dat het niet zomaar een hip speeltje is, maar dat het daadwerkelijk helpt in hun dagelijks werk. Daarna bouwen we het verder uit.’ 

Wil je weten wat BeterScoren voor jouw school kan betekenen? Neem dan contact op met ons via support@beterscoren.nl